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Notion Integration Template

Integrieren Sie Notion-Page-Creation in Ihre Mid-Call-Tools und ermöglichen Sie es Ihrem KI-Assistenten, während Kundengesprächem automatisch strukturierte Dokumentationen, Meeting-Notes und Knowledge-Base-Einträge in Ihren Notion-Workspaces zu erstellen.

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Überblick & Funktionen

Strukturierte Dokumentation

  • Automatische Meeting-Notes und Gesprächsprotokolle
  • Intelligente Database-Zuordnung basierend auf Kontext
  • Rich-Text-Formatierung mit Notion-Blocks
  • Verknüpfung mit bestehenden Notion-Pages und Templates

Knowledge-Management

  • Customer-Knowledge-Base-Aufbau
  • Automatische FAQ-Dokumentation
  • Projekt-Dokumentation und Status-Updates
  • Team-Wiki-Erweiterung aus Live-Gesprächen

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Notion API & Integration Setup

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1. Notion Integration erstellen

1

Notion Integration registrieren

  • Gehen Sie zu notion.so/my-integrations
  • Klicken Sie auf “Create new integration”
  • Name: “Famulor Mid-Call Tools”
  • Associated Workspace wählen
2

Integration Token generieren

Token-Setup:
  1. Integration-Details ausfüllen
  2. "Submit" klicken
  3. Internal Integration Token kopieren
  4. Token sicher speichern (beginnt mit "secret_")
3

Database-Berechtigungen setzen

Für jede relevante Notion-Database:
  1. Database öffnen
  2. "..." → "Add connections" 
  3. "Famulor Mid-Call Tools" Integration wählen
  4. "Confirm" klicken
  
Wiederholen für:
  - Customer-Database
  - Meeting-Notes-Database  
  - Support-Tickets-Database
  - Project-Documentation-Database
4

Database-IDs sammeln

  • Database-URLs kopieren: notion.so/workspace/database_id?v=view_id
  • Database-ID extrahieren (32-stelliger Code)
  • IDs für Tool-Konfiguration dokumentieren

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Mid-Call-Tool konfigurieren

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Konfiguration im Famulor Interface

  • Werkzeugdetails
  • Header-Konfiguration
  • Request Body Template
FeldWert
Name*Notion Seite erstellen
Beschreibung”Erstellt automatisch strukturierte Dokumentationen und Meeting-Notes in Notion-Databases”
Funktionsname*create_notion_page
Funktionsbeschreibung*“Erstellt eine neue Seite in einer Notion-Database. Verwenden Sie dies für Meeting-Protokolle, Kundendokumentation oder Projekt-Updates basierend auf Gesprächsinhalten.”
HTTP-MethodePOST
Timeout (ms)5000
Endpoint*https://api.notion.com/v1/pages

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Parameter-Schema

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "database_id": {
      "type": "string",
      "description": "Notion Database-ID (32-stelliger Code aus der Database-URL)",
      "pattern": "^[a-f0-9]{32}$"
    },
    "title": {
      "type": "string",
      "description": "Titel der Notion-Seite",
      "examples": ["Meeting mit Beispiel AG - 15.01.2024", "Support-Case: API-Integration-Problem", "Partnership-Gespräch: Tech-Alliance"]
    },
    "status": {
      "type": "string",
      "enum": ["Neu", "In Bearbeitung", "Review", "Abgeschlossen", "Archiviert"],
      "description": "Status der Seite/des Eintrags",
      "default": "Neu"
    },
    "date": {
      "type": "string",
      "format": "date",
      "description": "Datum des Gesprächs oder der Erstellung (YYYY-MM-DD)"
    },
    "content": {
      "type": "string",
      "description": "Hauptinhalt der Seite - Gesprächsprotokoll, Details, Action Items"
    },
    "customer_name": {
      "type": "string",
      "description": "Name des Kunden/Unternehmens für Kategorisierung"
    },
    "priority": {
      "type": "string",
      "enum": ["Niedrig", "Normal", "Hoch", "Kritisch"],
      "description": "Prioritätsstufe basierend auf Gesprächsinhalt",
      "default": "Normal"
    },
    "tags": {
      "type": "array",
      "items": {"type": "string"},
      "description": "Tags für bessere Categorisierung und Suche"
    },
    "assignee": {
      "type": "string",
      "description": "Verantwortliche Person (wird als Rich Text eingetragen)"
    }
  },
  "required": ["database_id", "title", "content"]
}

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Praktische Anwendungsszenarien

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Szenario 1: Meeting-Protokoll-Automatisierung

1

Live-Meeting-Documentation

Während Sales-Call mit Kunde:
  
KI sammelt Informationen:
  - Teilnehmer und Rollen
  - Diskutierte Topics
  - Getroffene Entscheidungen
  - Action Items mit Verantwortlichkeiten
  - Nächste Schritte und Timelines
2

Strukturierte Page-Creation

Notion-Page-Template:
  
Title: "Sales Meeting: Beispiel AG - CRM-Evaluation (15.01.2024)"

Content:
"## Teilnehmer
**Kunde:** Max Mustermann (CEO, Beispiel AG)
**Unser Team:** Anna Sales (Account Manager)

## Agenda & Diskussion
- CRM-Anforderungen: 500 User, DSGVO-konform
- Budget-Discussion: €50k approved for Q1
- Integration-Needs: Existing ERP-System (SAP)

## Entscheidungen
✅ Demo scheduled for next Thursday 14:00
✅ Technical Deep-Dive with IT-Team required
⏳ Proposal deadline: End of week

## Action Items
- [ ] Anna: Technical specs zusammenstellen (bis Mi.)
- [ ] Max: IT-Team für Demo koordinieren
- [ ] Anna: SAP-Integration-Proposal vorbereiten

## Next Steps
1. Demo-Termin: 18.01.2024 14:00
2. Proposal-Versand: bis 19.01.2024
3. Entscheidung erwartet: Ende Januar"

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Szenario 2: Customer-Knowledge-Base

Customer-Database-Entry:
Database: "Customer Knowledge Base"

Properties:
  Company: "Beispiel AG"
  Industry: "Manufacturing"
  Size: "500+ Employees"
  Tech Stack: "SAP ERP, Custom CRM"
  Decision Maker: "Max Mustermann (CEO)"
  Budget Range: "€50-100k"
  Timeline: "Q1 2024"
  
Content:
"## Firmenübersicht
Beispiel AG ist ein etablierter Mittelständler im Manufacturing-Bereich mit 500+ Mitarbeitern.

## Tech-Environment  
- ERP: SAP (seit 5 Jahren)
- CRM: Legacy Custom Solution (Performance-Probleme)
- Integration-Needs: API-basiert, Real-time Sync

## Entscheidungsprozess
- Primary Decision Maker: Max Mustermann (CEO)
- Technical Stakeholder: IT-Leiter (noch zu identifizieren)
- Timeline: Q1 2024 Implementation

## Conversation History
15.01.2024: Erstes Gespräch, Demo vereinbart
[Automatisch erweitert bei weiteren Gesprächen]"
Support-Tickets-Database:
Automatische-Case-Creation:
  
Title: "API-Gateway Ausfall - Beispiel AG"
Status: "Kritisch"
Customer: "Beispiel AG"
Reported By: "Max Mustermann"
Priority: "Hoch"

Structured-Content:
"## Problem Description
API-Gateway nicht erreichbar seit 14:00 Uhr heute.

## Impact Assessment
- Affected Systems: Produktions-API
- Business Impact: Complete Service Outage
- Estimated Revenue Loss: €5k/hour

## Technical Details
- Error Messages: 503 Service Unavailable
- Affected Endpoints: /api/v1/*
- Last Working: 13:45 Uhr

## Resolution Steps
1. [ ] Infrastructure-Team benachrichtigen
2. [ ] Load-Balancer-Status prüfen  
3. [ ] Backup-Systems aktivieren
4. [ ] Customer-Communication-Update"

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Szenario 3: Project-Documentation

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Response-Verarbeitung

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Erfolgreiche Page-Creation

{
  "object": "page",
  "id": "abc123def456-ghi789-jkl012",
  "created_time": "2024-01-15T10:30:00.000Z",
  "last_edited_time": "2024-01-15T10:30:00.000Z",
  "created_by": {
    "object": "user",
    "id": "integration-user-id"
  },
  "parent": {
    "type": "database_id",
    "database_id": "database-abc123def456"
  },
  "archived": false,
  "properties": {
    "Name": {
      "id": "title",
      "type": "title",
      "title": [
        {
          "type": "text",
          "text": {
            "content": "Meeting mit Beispiel AG - 15.01.2024"
          }
        }
      ]
    },
    "Status": {
      "id": "status-id",
      "type": "select", 
      "select": {
        "id": "status-neu-id",
        "name": "Neu",
        "color": "blue"
      }
    }
  },
  "url": "https://www.notion.so/Meeting-mit-Beispiel-AG-abc123def456"
}

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Natürliche Sprachintegration

Template: "Ich erstelle eine neue Seite '{{title}}' in Notion..."Kontextuelle Beispiele:
Meeting-Protokoll:
  "Ich dokumentiere unser Gespräch in Notion..."

Customer-Profile:
  "Ich lege eine Kundendokumentation in unserer Knowledge-Base an..."

Project-Update:
  "Ich erstelle ein Projekt-Update in Notion für das Team..."
Standard-Template: "Notion-Seite wurde erfolgreich erstellt."Erweiterte Bestätigungen:
Mit Team-Kontext:
  "Dokumentation wurde erstellt und das Team kann sie einsehen."

Mit Verlinkung:
  "Meeting-Protokoll ist in Notion verfügbar - Ihr Team wurde benachrichtigt."

Mit Follow-up:
  "Kundenprofil wurde in unserer Knowledge-Base angelegt. 
   Das Account-Team kann es für zukünftige Gespräche verwenden."

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Erweiterte Notion-Features

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Database-Templates & Properties

Properties-Configuration:
  
Name: Title field (automatically created)
Company Size: Select (Startup/SMB/Enterprise)
Industry: Multi-select (Tech/Healthcare/Finance/...)
Status: Select (Lead/Prospect/Customer/Churned)
Last Contact: Date
Revenue Potential: Number (€)
Assigned To: Person
Tags: Multi-select
Notes: Rich text

Custom-Views:
  - Hot Prospects (Status=Prospect, Revenue>50k)
  - Needs Follow-up (Last Contact >7 days ago)
  - Enterprise Accounts (Company Size=Enterprise)

Properties für Projekt-Tracking:
  
Project Name: Title
Client: Relation (to Customer Database)
Project Phase: Select (Planning/Development/Testing/Delivery)
Start Date: Date
Due Date: Date  
Budget: Number
Team Lead: Person
Status: Select (On Track/At Risk/Blocked/Complete)
Risk Level: Select (Low/Medium/High)

Block-Content-Template:
  ## Projektziele
  {project_objectives}
  
  ## Aktuelle Phase
  {current_phase_details}
  
  ## Nächste Schritte
  {action_items}
  
  ## Risiken & Herausforderungen
  {identified_risks}

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Rich-Text-Block-Management

  • Gesprächsprotokoll-Struktur
  • Action-Items-Template
{
  "children": [
    {
      "object": "block",
      "type": "heading_1",
      "heading_1": {
        "rich_text": [{"type": "text", "text": {"content": "Gespräch mit {customer_name}"}}]
      }
    },
    {
      "object": "block",
      "type": "callout",
      "callout": {
        "rich_text": [{"type": "text", "text": {"content": "📞 Live Call - {date} {time}"}}],
        "icon": {"emoji": "📞"},
        "color": "blue_background"
      }
    },
    {
      "object": "block", 
      "type": "heading_2",
      "heading_2": {
        "rich_text": [{"type": "text", "text": {"content": "Key Discussion Points"}}]
      }
    },
    {
      "object": "block",
      "type": "bulleted_list_item",
      "bulleted_list_item": {
        "rich_text": [{"type": "text", "text": {"content": "{discussion_point_1}"}}]
      }
    }
  ]
}

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Integration mit anderen Systemen

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CRM-Dokumentation-Sync

Bidirectional-Sync-Pattern:
  
1. Mid-Call-Tool erstellt Notion-Page
2. Notion-Page-URL wird in HubSpot-Contact als Note hinzugefügt
3. HubSpot-Updates triggern Notion-Page-Updates
4. Notion-Comments werden als HubSpot-Activities geloggt

Implementation:
  - Notion Database mit HubSpot-Contact-ID-Property
  - Webhook-Integration für bidirectionale Updates
  - Conflict-Resolution bei simultanen Änderungen

Task-Documentation-Workflow:
  
1. create_asana_task für Action Items
2. create_notion_page für detaillierte Dokumentation
3. Asana-Task verlinkt auf Notion-Page
4. Notion-Page referenziert Asana-Task-ID

Cross-Platform-Benefits:
  - Asana: Task-Tracking und Deadlines
  - Notion: Rich Documentation und Context
  - Team: Vollständige Transparenz und Nachverfolgbarkeit

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Performance & Monitoring

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Notion-spezifische Metriken

MetrikBeschreibungZielwert
Page Creation Success Rate% erfolgreich erstellter Notion-Pages>98%
Content Quality ScoreVollständigkeit und Struktur der Dokumentation>85%
Team Engagement Rate% der Pages mit Team-Interaktionen>70%
Documentation Findability% der Pages die via Suche gefunden werden>90%

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Knowledge-Management-Analytics

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Content-Utilization tracking

Metriken:
  - Page-Views nach Creation
  - Comment-Activity von Team-Mitgliedern
  - Internal-Link-Clicks zwischen Pages
  - Search-Query-Performance
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Business-Impact-Messung

Knowledge-Base-ROI:
  - Reduzierte Meeting-Vorbereitung-Zeit
  - Weniger "Information-nicht-verfügbar"-Situationen  
  - Verbesserte Customer-Onboarding-Effizienz
  - Höhere Team-Alignment-Scores

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Fehlerbehandlung

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Häufige Notion-API-Probleme

Ursache: Database-ID falsch oder Integration hat keine Berechtigung

Notion-Error:
  "object": "error",
  "status": 404,
  "code": "object_not_found",
  "message": "Could not find database"

Fallback:
  "Die Dokumentation konnte nicht in der spezifizierten Database erstellt werden. 
   Ich erstelle eine alternative Dokumentation."

Resolution:
  - Database-ID validieren
  - Integration-Permissions prüfen
  - Fallback auf Default-Database

Häufige-Property-Errors:
  - Select-Wert existiert nicht in Database-Options
  - Date-Format ungültig
  - Required-Properties fehlen
  - Property-Type-Mismatch

Graceful-Handling:
  - Property-Defaults verwenden
  - Ungültige Werte als Rich-Text speichern
  - Page trotzdem erstellen (mit Warnings)
  
Error-Recovery:
  "Dokumentation wurde mit Standard-Werten erstellt. 
   Das Team kann Details manuell anpassen."

Notion-Limits:
  - 3 Requests pro Sekunde
  - Burst-Capacity: 10 Requests
  - Content-Limits: 100 Blocks per Request

Retry-Strategy:
  - Jitter-basierter Backoff
  - Content-Splitting bei großen Pages
  - Priority-Queue für kritische Dokumentation

User-Experience:
  "Die Dokumentation wird erstellt - bei umfangreichen Inhalten 
   kann das einen Moment dauern."

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Advanced Use Cases

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Template-basierte Page-Creation

  • Meeting-Types-Templates
  • Content-AI-Enhancement
Sales-Meeting-Template:
  Blocks: [Teilnehmer, Agenda, Budget, Timeline, Next Steps]
  Properties: [Company, Deal Size, Close Date, Assigned Sales Rep]
  
Support-Case-Template:
  Blocks: [Problem, Impact, Technical Details, Resolution]
  Properties: [Severity, Customer Tier, SLA, Assigned Engineer]
  
Partnership-Meeting-Template:
  Blocks: [Partnership Type, Mutual Benefits, Timeline, Legal]
  Properties: [Partner Category, Revenue Potential, Contract Type]
Database-Schema: Stellen Sie sicher, dass Ihre Notion-Database-Properties mit den Parameter-Schema-Definitionen übereinstimmen. Änderungen am Database-Schema erfordern Updates der Tool-Konfiguration.
Collaboration-Tipp: Verwenden Sie Notion-Comments und @-Mentions in den automatisch erstellten Pages um Team-Diskussionen zu fördern und Follow-up-Actions zu koordinieren.