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Notion Integration Template

Integrieren Sie Notion-Page-Creation in Ihre Mid-Call-Tools und ermöglichen Sie es Ihrem KI-Assistenten, während Kundengesprächem automatisch strukturierte Dokumentationen, Meeting-Notes und Knowledge-Base-Einträge in Ihren Notion-Workspaces zu erstellen.

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Überblick & Funktionen

Strukturierte Dokumentation

  • Automatische Meeting-Notes und Gesprächsprotokolle
  • Intelligente Database-Zuordnung basierend auf Kontext
  • Rich-Text-Formatierung mit Notion-Blocks
  • Verknüpfung mit bestehenden Notion-Pages und Templates

Knowledge-Management

  • Customer-Knowledge-Base-Aufbau
  • Automatische FAQ-Dokumentation
  • Projekt-Dokumentation und Status-Updates
  • Team-Wiki-Erweiterung aus Live-Gesprächen

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Notion API & Integration Setup

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1. Notion Integration erstellen

1

Notion Integration registrieren

  • Gehen Sie zu notion.so/my-integrations
  • Klicken Sie auf “Create new integration”
  • Name: “Famulor Mid-Call Tools”
  • Associated Workspace wählen
2

Integration Token generieren

Token-Setup:
  1. Integration-Details ausfüllen
  2. "Submit" klicken
  3. Internal Integration Token kopieren
  4. Token sicher speichern (beginnt mit "secret_")
3

Database-Berechtigungen setzen

Für jede relevante Notion-Database:
  1. Database öffnen
  2. "..." → "Add connections" 
  3. "Famulor Mid-Call Tools" Integration wählen
  4. "Confirm" klicken
  
Wiederholen für:
  - Customer-Database
  - Meeting-Notes-Database  
  - Support-Tickets-Database
  - Project-Documentation-Database
4

Database-IDs sammeln

  • Database-URLs kopieren: notion.so/workspace/database_id?v=view_id
  • Database-ID extrahieren (32-stelliger Code)
  • IDs für Tool-Konfiguration dokumentieren

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Mid-Call-Tool konfigurieren

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Konfiguration im Famulor Interface

FeldWert
Name*Notion Seite erstellen
Beschreibung”Erstellt automatisch strukturierte Dokumentationen und Meeting-Notes in Notion-Databases”
Funktionsname*create_notion_page
Funktionsbeschreibung*“Erstellt eine neue Seite in einer Notion-Database. Verwenden Sie dies für Meeting-Protokolle, Kundendokumentation oder Projekt-Updates basierend auf Gesprächsinhalten.”
HTTP-MethodePOST
Timeout (ms)5000
Endpoint*https://api.notion.com/v1/pages

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Parameter-Schema

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "database_id": {
      "type": "string",
      "description": "Notion Database-ID (32-stelliger Code aus der Database-URL)",
      "pattern": "^[a-f0-9]{32}$"
    },
    "title": {
      "type": "string",
      "description": "Titel der Notion-Seite",
      "examples": ["Meeting mit Beispiel AG - 15.01.2024", "Support-Case: API-Integration-Problem", "Partnership-Gespräch: Tech-Alliance"]
    },
    "status": {
      "type": "string",
      "enum": ["Neu", "In Bearbeitung", "Review", "Abgeschlossen", "Archiviert"],
      "description": "Status der Seite/des Eintrags",
      "default": "Neu"
    },
    "date": {
      "type": "string",
      "format": "date",
      "description": "Datum des Gesprächs oder der Erstellung (YYYY-MM-DD)"
    },
    "content": {
      "type": "string",
      "description": "Hauptinhalt der Seite - Gesprächsprotokoll, Details, Action Items"
    },
    "customer_name": {
      "type": "string",
      "description": "Name des Kunden/Unternehmens für Kategorisierung"
    },
    "priority": {
      "type": "string",
      "enum": ["Niedrig", "Normal", "Hoch", "Kritisch"],
      "description": "Prioritätsstufe basierend auf Gesprächsinhalt",
      "default": "Normal"
    },
    "tags": {
      "type": "array",
      "items": {"type": "string"},
      "description": "Tags für bessere Categorisierung und Suche"
    },
    "assignee": {
      "type": "string",
      "description": "Verantwortliche Person (wird als Rich Text eingetragen)"
    }
  },
  "required": ["database_id", "title", "content"]
}

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Praktische Anwendungsszenarien

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Szenario 1: Meeting-Protokoll-Automatisierung

1

Live-Meeting-Documentation

Während Sales-Call mit Kunde:
  
KI sammelt Informationen:
  - Teilnehmer und Rollen
  - Diskutierte Topics
  - Getroffene Entscheidungen
  - Action Items mit Verantwortlichkeiten
  - Nächste Schritte und Timelines
2

Strukturierte Page-Creation

Notion-Page-Template:
  
Title: "Sales Meeting: Beispiel AG - CRM-Evaluation (15.01.2024)"

Content:
"## Teilnehmer
**Kunde:** Max Mustermann (CEO, Beispiel AG)
**Unser Team:** Anna Sales (Account Manager)

## Agenda & Diskussion
- CRM-Anforderungen: 500 User, DSGVO-konform
- Budget-Discussion: €50k approved for Q1
- Integration-Needs: Existing ERP-System (SAP)

## Entscheidungen
✅ Demo scheduled for next Thursday 14:00
✅ Technical Deep-Dive with IT-Team required
⏳ Proposal deadline: End of week

## Action Items
- [ ] Anna: Technical specs zusammenstellen (bis Mi.)
- [ ] Max: IT-Team für Demo koordinieren
- [ ] Anna: SAP-Integration-Proposal vorbereiten

## Next Steps
1. Demo-Termin: 18.01.2024 14:00
2. Proposal-Versand: bis 19.01.2024
3. Entscheidung erwartet: Ende Januar"

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Szenario 2: Customer-Knowledge-Base

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Szenario 3: Project-Documentation

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Response-Verarbeitung

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Erfolgreiche Page-Creation

{
  "object": "page",
  "id": "abc123def456-ghi789-jkl012",
  "created_time": "2024-01-15T10:30:00.000Z",
  "last_edited_time": "2024-01-15T10:30:00.000Z",
  "created_by": {
    "object": "user",
    "id": "integration-user-id"
  },
  "parent": {
    "type": "database_id",
    "database_id": "database-abc123def456"
  },
  "archived": false,
  "properties": {
    "Name": {
      "id": "title",
      "type": "title",
      "title": [
        {
          "type": "text",
          "text": {
            "content": "Meeting mit Beispiel AG - 15.01.2024"
          }
        }
      ]
    },
    "Status": {
      "id": "status-id",
      "type": "select", 
      "select": {
        "id": "status-neu-id",
        "name": "Neu",
        "color": "blue"
      }
    }
  },
  "url": "https://www.notion.so/Meeting-mit-Beispiel-AG-abc123def456"
}

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Natürliche Sprachintegration

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Erweiterte Notion-Features

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Database-Templates & Properties

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Rich-Text-Block-Management

{
  "children": [
    {
      "object": "block",
      "type": "heading_1",
      "heading_1": {
        "rich_text": [{"type": "text", "text": {"content": "Gespräch mit {customer_name}"}}]
      }
    },
    {
      "object": "block",
      "type": "callout",
      "callout": {
        "rich_text": [{"type": "text", "text": {"content": "📞 Live Call - {date} {time}"}}],
        "icon": {"emoji": "📞"},
        "color": "blue_background"
      }
    },
    {
      "object": "block", 
      "type": "heading_2",
      "heading_2": {
        "rich_text": [{"type": "text", "text": {"content": "Key Discussion Points"}}]
      }
    },
    {
      "object": "block",
      "type": "bulleted_list_item",
      "bulleted_list_item": {
        "rich_text": [{"type": "text", "text": {"content": "{discussion_point_1}"}}]
      }
    }
  ]
}

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Integration mit anderen Systemen

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CRM-Dokumentation-Sync

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Performance & Monitoring

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Notion-spezifische Metriken

MetrikBeschreibungZielwert
Page Creation Success Rate% erfolgreich erstellter Notion-Pages>98%
Content Quality ScoreVollständigkeit und Struktur der Dokumentation>85%
Team Engagement Rate% der Pages mit Team-Interaktionen>70%
Documentation Findability% der Pages die via Suche gefunden werden>90%

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Knowledge-Management-Analytics

1

Content-Utilization tracking

Metriken:
  - Page-Views nach Creation
  - Comment-Activity von Team-Mitgliedern
  - Internal-Link-Clicks zwischen Pages
  - Search-Query-Performance
2

Business-Impact-Messung

Knowledge-Base-ROI:
  - Reduzierte Meeting-Vorbereitung-Zeit
  - Weniger "Information-nicht-verfügbar"-Situationen  
  - Verbesserte Customer-Onboarding-Effizienz
  - Höhere Team-Alignment-Scores

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Fehlerbehandlung

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Häufige Notion-API-Probleme

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Advanced Use Cases

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Template-basierte Page-Creation

Sales-Meeting-Template:
  Blocks: [Teilnehmer, Agenda, Budget, Timeline, Next Steps]
  Properties: [Company, Deal Size, Close Date, Assigned Sales Rep]
  
Support-Case-Template:
  Blocks: [Problem, Impact, Technical Details, Resolution]
  Properties: [Severity, Customer Tier, SLA, Assigned Engineer]
  
Partnership-Meeting-Template:
  Blocks: [Partnership Type, Mutual Benefits, Timeline, Legal]
  Properties: [Partner Category, Revenue Potential, Contract Type]
Database-Schema: Stellen Sie sicher, dass Ihre Notion-Database-Properties mit den Parameter-Schema-Definitionen übereinstimmen. Änderungen am Database-Schema erfordern Updates der Tool-Konfiguration.
Collaboration-Tipp: Verwenden Sie Notion-Comments und @-Mentions in den automatisch erstellten Pages um Team-Diskussionen zu fördern und Follow-up-Actions zu koordinieren.