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Microsoft Teams Integration Template

Integrieren Sie Microsoft Teams Messaging in Ihre Mid-Call-Tools und ermöglichen Sie es Ihrem KI-Assistenten, während Kundengesprächem automatisch Nachrichten und Updates an Teams-Channels zu senden - perfekt für Enterprise-Umgebungen.

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Überblick & Funktionen

Enterprise-Team-Kommunikation

  • Automatische Benachrichtigungen an Teams-Channels
  • Rich-Card-Formatierung für professionelle Darstellung
  • Integration in bestehende Microsoft 365 Workflows
  • Compliance-konforme Unternehmens-Kommunikation

Adaptive Cards & Webhooks

  • Webhook-basierte Integration (keine App-Installation nötig)
  • Adaptive Cards für interaktive Nachrichten
  • Farbkodierung für Prioritäten und Kategorien
  • Links zu SharePoint, Power BI und anderen MS-Tools

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Teams Webhook Setup

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1. Incoming Webhook erstellen

1

Teams-Channel vorbereiten

  • Öffnen Sie Microsoft Teams
  • Navigieren Sie zum gewünschten Channel (z.B. “Sales”, “Support”)
  • Klicken Sie auf ”…” (Mehr Optionen) neben dem Channel-Namen
2

Webhook konfigurieren

Webhook-Setup:
  1. "Connectors" → "Configure" wählen
  2. Nach "Incoming Webhook" suchen
  3. "Add" → "Configure" klicken
  4. Webhook-Details eingeben:
     - Name: "Famulor Mid-Call Integration"
     - Bild: Famulor Logo (optional)
     - Beschreibung: "Automatische Benachrichtigungen aus Kundengesprächem"
3

Webhook-URL sichern

Nach der Konfiguration:
  1. Webhook-URL kopieren (sehr lang, beginnt mit https://...)
  2. URL sicher speichern - wird als {{TEAMS_WEBHOOK_URL}} verwendet
  3. Test-Nachricht senden zur Validierung
  
Format: https://outlook.office.com/webhook/abc.../IncomingWebhook/def.../ghi...
4

Berechtigungen validieren

  • Webhook funktioniert für alle Channel-Mitglieder
  • Keine zusätzlichen App-Berechtigungen nötig
  • Nachrichten erscheinen als “Famulor Mid-Call Integration”

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Mid-Call-Tool konfigurieren

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Konfiguration im Famulor Interface

  • Werkzeugdetails
  • Header-Konfiguration
  • Request Body Template
FeldWert
Name*Microsoft Teams Nachricht
Beschreibung”Sendet automatisch formatierte Nachrichten an Microsoft Teams-Channels für Enterprise-Team-Koordination”
Funktionsname*send_teams_message
Funktionsbeschreibung*“Sendet eine Nachricht an einen Teams-Channel via Webhook. Verwenden Sie dies für wichtige Business-Updates, Lead-Benachrichtigungen oder Support-Eskalationen.”
HTTP-MethodePOST
Timeout (ms)5000
Endpoint*{{TEAMS_WEBHOOK_URL}}

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Parameter-Schema

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "title": {
      "type": "string",
      "description": "Nachrichtentitel (wird prominent angezeigt)",
      "examples": ["Neuer qualifizierter Lead", "Support-Eskalation", "Deal Update"]
    },
    "message": {
      "type": "string", 
      "description": "Hauptinhalt der Nachricht (unterstützt Markdown-Formatierung)"
    },
    "color": {
      "type": "string",
      "description": "Theme-Farbe als Hex-Code für visuelle Kategorisierung",
      "default": "0078D4",
      "examples": ["0078D4", "28A745", "DC3545", "FFC107"]
    },
    "call_type": {
      "type": "string",
      "enum": ["Sales", "Support", "Partnership", "General"],
      "description": "Art des Gesprächs für Kategorisierung",
      "default": "General"
    },
    "priority": {
      "type": "string",
      "enum": ["Low", "Normal", "High", "Critical"],
      "description": "Prioritätsstufe für Farbkodierung",
      "default": "Normal"
    },
    "timestamp": {
      "type": "string",
      "description": "Zeitstempel des Gesprächs (wird automatisch generiert)",
      "format": "date-time"
    }
  },
  "required": ["title", "message"]
}

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Praktische Anwendungsszenarien

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Szenario 1: Sales-Lead-Benachrichtigung

MessageCard-Template für High-Value-Lead:
{
  "@type": "MessageCard",
  "@context": "https://schema.org/extensions",
  "title": "🎯 Neuer Enterprise-Lead",
  "summary": "Qualifizierter Lead mit hohem Potenzial",
  "text": "Ein neuer qualifizierter Lead wurde während des Live-Gesprächs identifiziert.",
  "themeColor": "28A745",
  "sections": [
    {
      "activityTitle": "Lead-Details",
      "activitySubtitle": "Sofortige Bearbeitung empfohlen",
      "facts": [
        {"name": "Kontakt:", "value": "Max Mustermann"},
        {"name": "Unternehmen:", "value": "Beispiel AG"},
        {"name": "E-Mail:", "value": "max@beispiel.de"},
        {"name": "Lead-Score:", "value": "92/100"},
        {"name": "Geschätztes Volumen:", "value": "€150.000"},
        {"name": "Zeitrahmen:", "value": "Q1 2024"}
      ]
    }
  ],
  "potentialAction": [
    {
      "@type": "OpenUri",
      "name": "CRM öffnen",
      "targets": [{"os": "default", "uri": "https://your-crm.com/leads/12345"}]
    },
    {
      "@type": "HttpPOST",
      "name": "Lead übernehmen",
      "target": "https://your-api.com/leads/claim/12345"
    }
  ]
}

Farbschema für verschiedene Prioritäten:
  
  Critical (Kritisch):
    Farbe: "DC3545" (Rot)
    Beispiel: System-Ausfall, Großkunden-Beschwerde
    
  High (Hoch):
    Farbe: "FF6B00" (Orange) 
    Beispiel: Hot Lead >100k€, Eskalation Manager
    
  Normal:
    Farbe: "0078D4" (Microsoft Blau)
    Beispiel: Standard-Leads, Info-Updates
    
  Success:
    Farbe: "28A745" (Grün)
    Beispiel: Deal closed, Problem gelöst

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Szenario 2: Support-Ticket-Eskalation

  • Kritischer Support-Fall
  • Automatische Team-Mentions
{
  "@type": "MessageCard",
  "@context": "https://schema.org/extensions", 
  "title": "🚨 Kritisches Support-Ticket",
  "summary": "Sofortige Aufmerksamkeit erforderlich",
  "text": "Ein kritisches Problem wurde während des Kundengesprächs gemeldet und erfordert sofortige Bearbeitung.",
  "themeColor": "DC3545",
  "sections": [
    {
      "activityTitle": "Problem-Details",
      "activitySubtitle": "SLA: 1 Stunde Response-Zeit",
      "facts": [
        {"name": "Kunde:", "value": "Beispiel AG"},
        {"name": "Kontakt:", "value": "Max Mustermann"},
        {"name": "Problem:", "value": "API-Gateway nicht erreichbar"},
        {"name": "Betroffene Services:", "value": "Produktionsumgebung"},
        {"name": "Geschätzte Ausfallzeit:", "value": "30 Minuten"},
        {"name": "Business Impact:", "value": "Hoch - Revenue-kritisch"}
      ]
    },
    {
      "activityTitle": "Nächste Schritte",
      "facts": [
        {"name": "Zugewiesen an:", "value": "@DevOps-Team"},
        {"name": "Ticket-ID:", "value": "#SUP-2024-0123"},
        {"name": "Priorität:", "value": "P1 - Kritisch"}
      ]
    }
  ],
  "potentialAction": [
    {
      "@type": "OpenUri",
      "name": "Ticket öffnen", 
      "targets": [{"os": "default", "uri": "https://support.company.com/tickets/SUP-2024-0123"}]
    }
  ]
}

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Szenario 3: Business-Intelligence-Updates

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Response-Verarbeitung & Erfolg

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Erfolgreiche Nachricht

Status: 200 OK
Body: "1" (Teams antwortet nur mit "1" bei Erfolg)

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Natürliche Sprachintegration

Template: "Ich sende die Information an Microsoft Teams..."Kontextuelle Beispiele:
Bei Sales-Lead:
  "Ich informiere das Sales-Team über diesen qualifizierten Lead..."

Bei Support-Issue:
  "Ich eskaliere das Problem an das Support-Team in Microsoft Teams..."

Bei Partnership-Anfrage:
  "Ich leite die Partnership-Anfrage an das Business Development Team weiter..."
Template: "Nachricht wurde an Teams gesendet."Erweiterte Bestätigungen:
Mit Priorität:
  "Kritische Benachrichtigung wurde an das Team gesendet."

Mit Follow-up:
  "Das Team wurde benachrichtigt und wird sich innerhalb von [SLA-Zeit] melden."

Mit Action Items:
  "Teams-Benachrichtigung gesendet - das Team kann direkt vom Chat aus reagieren."

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Erweiterte MessageCard-Features

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Interaktive Elemente

{
  "potentialAction": [
    {
      "@type": "OpenUri",
      "name": "CRM öffnen",
      "targets": [
        {"os": "default", "uri": "https://crm.company.com/lead/12345"}
      ]
    },
    {
      "@type": "HttpPOST", 
      "name": "Lead übernehmen",
      "target": "https://api.company.com/leads/claim",
      "body": "{\"lead_id\": \"12345\", \"user\": \"{{user}}\"}"
    },
    {
      "@type": "ActionCard",
      "name": "Notiz hinzufügen",
      "inputs": [
        {
          "@type": "TextInput",
          "id": "note",
          "title": "Ihre Notiz",
          "isMultiline": true
        }
      ],
      "actions": [
        {
          "@type": "HttpPOST",
          "name": "Speichern",
          "target": "https://api.company.com/leads/note"
        }
      ]
    }
  ]
}

{
  "sections": [
    {
      "activityTitle": "Lead-Informationen",
      "activitySubtitle": "Primäre Kontaktdaten",
      "activityImage": "https://company.com/images/lead-icon.png",
      "facts": [
        {"name": "Name:", "value": "Max Mustermann"},
        {"name": "Firma:", "value": "Beispiel AG"}
      ]
    },
    {
      "activityTitle": "Qualifikation",
      "activitySubtitle": "BANT-Bewertung",
      "facts": [
        {"name": "Budget:", "value": "€100k+ bestätigt"},
        {"name": "Authority:", "value": "Entscheidungsbefugnis"},
        {"name": "Need:", "value": "Akuter Bedarf"},
        {"name": "Timeline:", "value": "Q1 2024"}
      ]
    }
  ]
}

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Microsoft 365 Integration

  • SharePoint-Dokumente
  • Power BI Dashboards
{
  "potentialAction": [
    {
      "@type": "OpenUri",
      "name": "Sales-Unterlagen öffnen",
      "targets": [
        {
          "os": "default", 
          "uri": "https://company.sharepoint.com/sites/sales/Documents/Proposals/"
        }
      ]
    },
    {
      "@type": "OpenUri", 
      "name": "Kundenhistorie",
      "targets": [
        {
          "os": "default",
          "uri": "https://company.sharepoint.com/sites/crm/Lists/Customers/"
        }
      ]
    }
  ]
}

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Fehlerbehandlung & Troubleshooting

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Häufige Probleme

Ursachen:
  - Webhook wurde deaktiviert oder gelöscht
  - Falsche URL-Formatierung
  - Expired Webhook-Konfiguration

Lösungsschritte:
  1. Teams-Channel prüfen
  2. Webhook-Konfiguration erneuern  
  3. Neue URL in Tool-Konfiguration aktualisieren
  
Fallback-Nachricht:
  "Die Teams-Benachrichtigung konnte nicht zugestellt werden. 
   Das Team wird manuell informiert."

Häufige Formatfehler:
  - Ungültiges JSON
  - Fehlende @type oder @context
  - Zu lange title/text-Felder
  - Ungültige Action-Definitionen

Debugging:
  - MessageCard-Validator verwenden
  - Payload-Größe prüfen (max 28KB)
  - Spezialzeichen escapen

Fallback:
  Einfache Text-Nachricht ohne erweiterte Features

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Performance & Monitoring

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Teams-spezifische Metriken

MetrikBeschreibungZielwert
Webhook Success Rate% erfolgreich zugestellter Nachrichten>99.5%
Message Delivery TimeZeit bis Nachricht in Teams erscheint<2 Sekunden
Action Button Usage% der Nachrichten mit Button-Interaktion>60%
Webhook UptimeVerfügbarkeit der Webhook-Endpoints>99.9%

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Business Impact Tracking

1

Reaktionszeiten messen

KPIs:
  - Zeit bis zur ersten Team-Reaktion auf Alert
  - Durchschnittliche Problem-Lösungszeit
  - Lead-Response-Zeit nach Teams-Benachrichtigung
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Engagement-Analyse

Metriken:
  - Anzahl Button-Clicks pro MessageCard-Typ
  - Häufigste Action-Types
  - Team-Member-Participation-Rate

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Enterprise-Compliance

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Sicherheits-Überlegungen

Sensitivity-Labels für Teams-Nachrichten:
  Public: Allgemeine Benachrichtigungen
  Internal: Team-spezifische Updates
  Confidential: Kundendaten mit Lead-Informationen
  Highly Confidential: Kritische Business-Intelligence

Implementation:
  - Webhook-URLs nach Sensitivity-Level trennen
  - Verschiedene Teams-Channels für verschiedene Classifications
  - Automatische Data-Loss-Prevention-Checks

Microsoft 365 Compliance-Features:
  - Message-Retention-Policies
  - eDiscovery für Teams-Nachrichten
  - Communication-Compliance-Monitoring
  - Data-Loss-Prevention (DLP)

Logging:
  - Alle Webhook-Calls in Audit-Log
  - Message-Content-Classification
  - User-Interaction-Tracking
Enterprise-Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams-Webhooks den IT-Security-Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen und regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft werden.
Integration-Tipp: Verwenden Sie verschiedene Webhook-URLs für verschiedene Channel-Typen (Sales, Support, etc.) um bessere Kontrolle über Nachrichten-Routing und -Formatierung zu haben.