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HubSpot Deal Management Template

Erweitern Sie Ihren KI-Assistenten um die Fähigkeit, während Kundengesprächem direkt auf HubSpot-Deals zuzugreifen, Deal-Status zu aktualisieren und Sales-Pipeline-Informationen bereitzustellen.

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Überblick

Deal-Abfrage

  • Automatischer Zugriff auf bestehende Deals
  • Status-Updates in Echtzeit
  • Pipeline-Stufen-Verfolgung
  • Deal-Wert und Wahrscheinlichkeit

Sales-Automation

  • Automatische Deal-Erstellung
  • Status-Updates basierend auf Gespräch
  • Follow-up-Aktivitäten planen
  • Team-Benachrichtigungen senden

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Deal-Abfrage-Tool konfigurieren

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1. Basis-Konfiguration

  • Tool-Settings
  • API-Konfiguration
ParameterWert
Funktionsnameget_hubspot_deals
Beschreibung”Ruft aktuelle Deals eines Kontakts aus HubSpot ab. Verwenden Sie dies, wenn Sie über bestehende Projekte oder Angebote sprechen möchten.”
HTTP-MethodeGET
Timeout6000ms

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2. Request Body für Deal-Suche

{
  "filterGroups": [
    {
      "filters": [
        {
          "propertyName": "associatedcontactid",
          "operator": "EQ",
          "value": "{contact_id}"
        }
      ]
    }
  ],
  "properties": [
    "dealname",
    "dealstage", 
    "amount",
    "closedate",
    "pipeline",
    "probability",
    "createdate",
    "hs_deal_priority",
    "description"
  ],
  "sorts": [
    {
      "propertyName": "hs_lastmodifieddate",
      "direction": "DESCENDING"
    }
  ],
  "limit": 10
}

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3. Parameter-Schema

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "contact_id": {
      "type": "string",
      "description": "HubSpot Kontakt-ID für die Deal-Suche"
    },
    "deal_stage": {
      "type": "string", 
      "description": "Filtert nach spezifischer Deal-Stufe (optional)",
      "enum": ["prospecting", "qualification", "needs-analysis", "proposal", "negotiation", "closed-won", "closed-lost"]
    },
    "include_closed": {
      "type": "boolean",
      "description": "Sollen abgeschlossene Deals einbezogen werden?",
      "default": false
    }
  },
  "required": ["contact_id"]
}

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Deal-Update-Tool konfigurieren

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1. Deal-Status aktualisieren

ParameterWert
Funktionsnameupdate_hubspot_deal
Beschreibung”Aktualisiert den Status oder Details eines bestehenden HubSpot-Deals basierend auf dem Gesprächsverlauf.”
HTTP-MethodePATCH
URLhttps://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals/{deal_id}
{
  "properties": {
    "dealstage": "{new_stage}",
    "hs_deal_priority": "{priority}",
    "notes_last_updated": "{current_timestamp}",
    "hs_deal_stage_probability": "{probability}",
    "description": "{updated_description}"
  }
}

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "deal_id": {
      "type": "string",
      "description": "ID des zu aktualisierenden Deals"
    },
    "new_stage": {
      "type": "string",
      "description": "Neue Deal-Stufe",
      "enum": ["prospecting", "qualification", "needs-analysis", "proposal", "negotiation", "closed-won", "closed-lost"]
    },
    "priority": {
      "type": "string",
      "description": "Deal-Priorität",
      "enum": ["low", "medium", "high"]
    },
    "notes": {
      "type": "string",
      "description": "Gesprächsnotizen oder Updates"
    }
  },
  "required": ["deal_id", "new_stage"]
}

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Deal-Erstellung-Tool

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Automatische Deal-Generierung

  • Basis-Tool
  • Request-Struktur
  • Parameter-Schema
Funktionsname: create_hubspot_deal
HTTP-Methode: POST
URL: https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals

Beschreibung: "Erstellt einen neuen Deal in HubSpot basierend auf 
               dem aktuellen Gespräch und den Kundenanforderungen."

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Kombiniertes Workflow-Tool

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Intelligentes Deal-Management

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Praktische Anwendungsszenarien

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Szenario 1: Bestehender Kunde ruft an

1

Kundenerkennung

  • KI identifiziert Kunden über E-Mail/Telefon
  • Automatischer Deal-Abruf für diesen Kontakt
2

Intelligente Gesprächsführung

Wenn aktive Deals vorhanden:
  "Ich sehe, wir haben aktuell ein Angebot für [Deal-Name] laufen. 
   Wie kann ich Ihnen dabei helfen?"

Wenn Deal in Verhandlung:
  "Haben Sie noch Fragen zu unserem Vorschlag vom [Datum]? 
   Der Deal-Wert beträgt [Betrag]."

Wenn keine aktiven Deals:
  "Wie kann ich Ihnen heute helfen? Planen Sie vielleicht ein neues Projekt?"
3

Automatische Updates

  • Deal-Stufe basierend auf Gespräch aktualisieren
  • Gesprächsnotizen hinzufügen
  • Next Steps definieren

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Szenario 2: Lead-Qualifizierung mit Deal-Erstellung

Budget-Identifikation:
KI erkennt Budget-Aussagen:
  "Unser Budget liegt bei etwa 50.000€"
  → create_hubspot_deal mit amount: 50000

"Wir haben noch kein festes Budget"
  → Deal mit amount: 0, Notiz: "Budget zu klären"
Entscheidungsbefugnis prüfen:
Entscheidungsträger identifiziert:
  → Deal-Priority: "high"
  → Owner: Senior Sales Rep

Influencer/Gatekeeper:
  → Deal-Priority: "medium" 
  → Next Step: Decision Maker Meeting
Bedarf und Zeitrahmen:
Akuter Bedarf:
  → closedate: +30 Tage
  → hs_deal_priority: "high"

Langfristige Planung:
  → closedate: +6 Monate
  → dealstage: "prospecting"

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Response-Verarbeitung

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Deal-Abfrage Response

{
  "results": [
    {
      "id": "deal123",
      "properties": {
        "dealname": "Website Redesign Projekt",
        "dealstage": "proposal",
        "amount": "15000",
        "closedate": "2024-03-15",
        "pipeline": "sales-pipeline",
        "probability": "60",
        "createdate": "2024-01-15T10:00:00.000Z",
        "hs_deal_priority": "high",
        "description": "Komplette Website-Neugestaltung mit CMS"
      }
    }
  ]
}

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Natürliche Sprachverwendung

  • Deal-Status-Updates
  • Automatische Updates
Deal in Proposal Stage:
  "Ich sehe, unser Vorschlag für das Website Redesign Projekt 
   ist noch in der Bewertungsphase. Haben Sie Fragen dazu?"

Deal in Verhandlung:
  "Bezüglich des 15.000€ Angebots - können wir heute 
   die letzten Details klären?"

Deal kurz vor Abschluss:
  "Perfekt! Der geplante Projektstart ist für den 15. März. 
   Sollen wir die Vertragsunterlagen vorbereiten?"

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Erweiterte Features

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Pipeline-Management

Multi-Pipeline Support

Verschiedene Sales-Prozesse:
  • Standard Sales Pipeline
  • Enterprise Sales Pipeline
  • Partner/Channel Pipeline
  • Renewal Pipeline

Custom Deal Properties

Branchen-spezifische Felder:
  • Projektumfang
  • Technische Anforderungen
  • Compliance-Anforderungen
  • ROI-Erwartungen

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Deal-Forecasting

Intelligente Abschluss-Vorhersage:
  Factors:
    - Aktuelle Deal-Stage
    - Historische Conversion-Rates
    - Kunde-Engagement-Level
    - Competitive-Situation
  
  Output:
    - Adjustierte Close-Probability
    - Empfohlene Next Steps
    - Risk-Assessment

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Integration mit anderen HubSpot-Tools

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Workflow-Kombination

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Fehlerbehandlung & Best Practices

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Robuste Fehlerbehandlung

Deal nicht gefunden (404):
Ursache: Deal-ID existiert nicht oder wurde gelöscht
Fallback: "Es scheint, als wäre dieses Projekt nicht mehr aktuell. 
          Lassen Sie uns über Ihre aktuellen Anforderungen sprechen."

Ursache: API-Key hat keine Berechtigung für Deals
Fallback: "Ich kann momentan nicht auf unsere Projektdatenbank zugreifen. 
          Lassen Sie mich Ihnen trotzdem gerne helfen."
Action: Admin-Benachrichtigung über Berechtigungs-Problem

Handling: 
  - Automatic Retry mit Exponential Backoff
  - Temp Fallback: "Einen Moment, ich lade Ihre Projektdaten..."
  - Nach 3 Versuchen: Graceful Degradation

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Performance-Optimierung

  • Selective Loading
  • Smart Caching
Nur relevante Deal-Properties laden:
  Standard: dealname, dealstage, amount, closedate
  Bei Bedarf: description, custom_properties
  Vermeiden: associations, notes (große Datenmengen)

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Analytics & Reporting

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Key Performance Indicators

MetrikBeschreibungZielwert
Deal-Conversion-RateGespräch → Deal-Erstellung>15%
Stage-ProgressionDurchschnittliche Stufen-Bewegung+1 Stage/Gespräch
Close-Rate-ImprovementVerbesserung durch Tool-Einsatz+20%
Response-TimeDeal-Tool-Performance<3 Sekunden

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Success-Tracking

1

Baseline etablieren

  • Conversion-Rates vor Tool-Implementierung messen
  • Durchschnittliche Deal-Sizes dokumentieren
  • Sales-Cycle-Längen erfassen
2

Tool-Impact messen

  • Gespräche mit vs. ohne Tool-Einsatz vergleichen
  • Deal-Quality-Scores analysieren
  • Customer-Experience-Feedback sammeln
3

Kontinuierliche Optimierung

  • Wöchentliche Performance-Reviews
  • Monatliche Tool-Konfiguration-Anpassungen
  • Quarterly Business-Impact-Assessment

Weiterführende Integrationen

Erweitern Sie Ihr HubSpot Deal-Management mit zusätzlichen Tools:
Wichtiger Hinweis: Deal-Updates haben direkten Einfluss auf Sales-Forecasting und Team-Performance. Stellen Sie sicher, dass Ihr Sales-Team über die automatischen Updates informiert ist und definieren Sie klare Regeln für kritische Deal-Änderungen.