HubSpot Deal Management Template

Erweitern Sie Ihren KI-Assistenten um die Fähigkeit, während Kundengesprächem direkt auf HubSpot-Deals zuzugreifen, Deal-Status zu aktualisieren und Sales-Pipeline-Informationen bereitzustellen.

Überblick

Deal-Abfrage

Automatischer Zugriff auf bestehende Deals
Status-Updates in Echtzeit
Pipeline-Stufen-Verfolgung
Deal-Wert und Wahrscheinlichkeit

Sales-Automation

Automatische Deal-Erstellung
Status-Updates basierend auf Gespräch
Follow-up-Aktivitäten planen
Team-Benachrichtigungen senden

Deal-Abfrage-Tool konfigurieren

1. Basis-Konfiguration

Tool-Settings
API-Konfiguration

Parameter	Wert
Funktionsname	`get_hubspot_deals`
Beschreibung	”Ruft aktuelle Deals eines Kontakts aus HubSpot ab. Verwenden Sie dies, wenn Sie über bestehende Projekte oder Angebote sprechen möchten.”
HTTP-Methode	`GET`
Timeout	`6000ms`

URL: https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals/search

Headers:
  Authorization: "Bearer IHRE_HUBSPOT_API_KEY"
  Content-Type: "application/json"

Method: POST (für Search-API)

2. Request Body für Deal-Suche

{
  "filterGroups": [
    {
      "filters": [
        {
          "propertyName": "associatedcontactid",
          "operator": "EQ",
          "value": "{contact_id}"
        }
      ]
    }
  ],
  "properties": [
    "dealname",
    "dealstage", 
    "amount",
    "closedate",
    "pipeline",
    "probability",
    "createdate",
    "hs_deal_priority",
    "description"
  ],
  "sorts": [
    {
      "propertyName": "hs_lastmodifieddate",
      "direction": "DESCENDING"
    }
  ],
  "limit": 10
}

3. Parameter-Schema

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "contact_id": {
      "type": "string",
      "description": "HubSpot Kontakt-ID für die Deal-Suche"
    },
    "deal_stage": {
      "type": "string", 
      "description": "Filtert nach spezifischer Deal-Stufe (optional)",
      "enum": ["prospecting", "qualification", "needs-analysis", "proposal", "negotiation", "closed-won", "closed-lost"]
    },
    "include_closed": {
      "type": "boolean",
      "description": "Sollen abgeschlossene Deals einbezogen werden?",
      "default": false
    }
  },
  "required": ["contact_id"]
}

Deal-Update-Tool konfigurieren

1. Deal-Status aktualisieren

Tool-Konfiguration

Parameter	Wert
Funktionsname	`update_hubspot_deal`
Beschreibung	”Aktualisiert den Status oder Details eines bestehenden HubSpot-Deals basierend auf dem Gesprächsverlauf.”
HTTP-Methode	`PATCH`
URL	`https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals/{deal_id}`

Request Body

{
  "properties": {
    "dealstage": "{new_stage}",
    "hs_deal_priority": "{priority}",
    "notes_last_updated": "{current_timestamp}",
    "hs_deal_stage_probability": "{probability}",
    "description": "{updated_description}"
  }
}

Parameter-Schema

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "deal_id": {
      "type": "string",
      "description": "ID des zu aktualisierenden Deals"
    },
    "new_stage": {
      "type": "string",
      "description": "Neue Deal-Stufe",
      "enum": ["prospecting", "qualification", "needs-analysis", "proposal", "negotiation", "closed-won", "closed-lost"]
    },
    "priority": {
      "type": "string",
      "description": "Deal-Priorität",
      "enum": ["low", "medium", "high"]
    },
    "notes": {
      "type": "string",
      "description": "Gesprächsnotizen oder Updates"
    }
  },
  "required": ["deal_id", "new_stage"]
}

Deal-Erstellung-Tool

Automatische Deal-Generierung

Basis-Tool
Request-Struktur
Parameter-Schema

Funktionsname: create_hubspot_deal
HTTP-Methode: POST
URL: https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals

Beschreibung: "Erstellt einen neuen Deal in HubSpot basierend auf 
               dem aktuellen Gespräch und den Kundenanforderungen."

{
  "properties": {
    "dealname": "{deal_name}",
    "dealstage": "prospecting",
    "pipeline": "default",
    "amount": "{estimated_value}",
    "closedate": "{estimated_close_date}",
    "hubspot_owner_id": "{owner_id}",
    "description": "{deal_description}",
    "hs_deal_priority": "medium",
    "leadsource": "phone_call"
  },
  "associations": [
    {
      "to": {
        "id": "{contact_id}"
      },
      "types": [
        {
          "associationCategory": "HUBSPOT_DEFINED",
          "associationTypeId": 3
        }
      ]
    }
  ]
}

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "deal_name": {
      "type": "string",
      "description": "Name des neuen Deals"
    },
    "contact_id": {
      "type": "string", 
      "description": "HubSpot-ID des Kontakts"
    },
    "estimated_value": {
      "type": "number",
      "description": "Geschätzter Deal-Wert in Euro"
    },
    "estimated_close_date": {
      "type": "string",
      "format": "date",
      "description": "Erwartetes Abschlussdatum (YYYY-MM-DD)"
    },
    "owner_id": {
      "type": "string",
      "description": "HubSpot User-ID des zuständigen Sales-Mitarbeiters"
    },
    "deal_description": {
      "type": "string",
      "description": "Beschreibung des Deals basierend auf dem Gespräch"
    }
  },
  "required": ["deal_name", "contact_id"]
}

Kombiniertes Workflow-Tool

Intelligentes Deal-Management

Praktische Anwendungsszenarien

Szenario 1: Bestehender Kunde ruft an

Kundenerkennung

KI identifiziert Kunden über E-Mail/Telefon
Automatischer Deal-Abruf für diesen Kontakt

Intelligente Gesprächsführung

Wenn aktive Deals vorhanden:
  "Ich sehe, wir haben aktuell ein Angebot für [Deal-Name] laufen. 
   Wie kann ich Ihnen dabei helfen?"

Wenn Deal in Verhandlung:
  "Haben Sie noch Fragen zu unserem Vorschlag vom [Datum]? 
   Der Deal-Wert beträgt [Betrag]."

Wenn keine aktiven Deals:
  "Wie kann ich Ihnen heute helfen? Planen Sie vielleicht ein neues Projekt?"

Automatische Updates

Deal-Stufe basierend auf Gespräch aktualisieren
Gesprächsnotizen hinzufügen
Next Steps definieren

Szenario 2: Lead-Qualifizierung mit Deal-Erstellung

BANT-Qualifizierung

Budget-Identifikation:

KI erkennt Budget-Aussagen:
  "Unser Budget liegt bei etwa 50.000€"
  → create_hubspot_deal mit amount: 50000

"Wir haben noch kein festes Budget"
  → Deal mit amount: 0, Notiz: "Budget zu klären"

Authority-Check

Entscheidungsbefugnis prüfen:

Entscheidungsträger identifiziert:
  → Deal-Priority: "high"
  → Owner: Senior Sales Rep

Influencer/Gatekeeper:
  → Deal-Priority: "medium" 
  → Next Step: Decision Maker Meeting

Need & Timeline

Bedarf und Zeitrahmen:

Akuter Bedarf:
  → closedate: +30 Tage
  → hs_deal_priority: "high"

Langfristige Planung:
  → closedate: +6 Monate
  → dealstage: "prospecting"

Response-Verarbeitung

Deal-Abfrage Response

{
  "results": [
    {
      "id": "deal123",
      "properties": {
        "dealname": "Website Redesign Projekt",
        "dealstage": "proposal",
        "amount": "15000",
        "closedate": "2024-03-15",
        "pipeline": "sales-pipeline",
        "probability": "60",
        "createdate": "2024-01-15T10:00:00.000Z",
        "hs_deal_priority": "high",
        "description": "Komplette Website-Neugestaltung mit CMS"
      }
    }
  ]
}

Natürliche Sprachverwendung

Deal-Status-Updates
Automatische Updates

Deal in Proposal Stage:
  "Ich sehe, unser Vorschlag für das Website Redesign Projekt 
   ist noch in der Bewertungsphase. Haben Sie Fragen dazu?"

Deal in Verhandlung:
  "Bezüglich des 15.000€ Angebots - können wir heute 
   die letzten Details klären?"

Deal kurz vor Abschluss:
  "Perfekt! Der geplante Projektstart ist für den 15. März. 
   Sollen wir die Vertragsunterlagen vorbereiten?"

Kunde zeigt Interesse:
  → update_deal: dealstage = "needs-analysis"
  → add_note: "Kunde sehr interessiert, Details besprochen"

Kunde nennt Einwände:
  → update_deal: hs_deal_priority = "medium"  
  → add_note: "Einwände: Budget-Bedenken, Follow-up nötig"

Positive Signale:
  → update_deal: probability = "80"
  → add_note: "Grünes Licht vom Kunden, Abschluss wahrscheinlich"

Erweiterte Features

Pipeline-Management

Multi-Pipeline Support

Verschiedene Sales-Prozesse:

Standard Sales Pipeline
Enterprise Sales Pipeline
Partner/Channel Pipeline
Renewal Pipeline

Custom Deal Properties

Branchen-spezifische Felder:

Projektumfang
Technische Anforderungen
Compliance-Anforderungen
ROI-Erwartungen

Deal-Forecasting

Intelligente Abschluss-Vorhersage:
  Factors:
    - Aktuelle Deal-Stage
    - Historische Conversion-Rates
    - Kunde-Engagement-Level
    - Competitive-Situation
  
  Output:
    - Adjustierte Close-Probability
    - Empfohlene Next Steps
    - Risk-Assessment

Integration mit anderen HubSpot-Tools

Workflow-Kombination

Fehlerbehandlung & Best Practices

Robuste Fehlerbehandlung

API-Fehler abfangen

Deal nicht gefunden (404):

Ursache: Deal-ID existiert nicht oder wurde gelöscht
Fallback: "Es scheint, als wäre dieses Projekt nicht mehr aktuell. 
          Lassen Sie uns über Ihre aktuellen Anforderungen sprechen."

Berechtigung-Fehler (403)

Ursache: API-Key hat keine Berechtigung für Deals
Fallback: "Ich kann momentan nicht auf unsere Projektdatenbank zugreifen. 
          Lassen Sie mich Ihnen trotzdem gerne helfen."
Action: Admin-Benachrichtigung über Berechtigungs-Problem

Rate-Limiting (429)

Handling: 
  - Automatic Retry mit Exponential Backoff
  - Temp Fallback: "Einen Moment, ich lade Ihre Projektdaten..."
  - Nach 3 Versuchen: Graceful Degradation

Performance-Optimierung

Selective Loading
Smart Caching

Nur relevante Deal-Properties laden:
  Standard: dealname, dealstage, amount, closedate
  Bei Bedarf: description, custom_properties
  Vermeiden: associations, notes (große Datenmengen)

Deal-Cache-Strategie:
  Active Deals: Cache für 5 Minuten
  Closed Deals: Cache für 1 Stunde  
  Recently Modified: Invalidierung über Webhooks

Analytics & Reporting

Key Performance Indicators

Metrik	Beschreibung	Zielwert
Deal-Conversion-Rate	Gespräch → Deal-Erstellung	>15%
Stage-Progression	Durchschnittliche Stufen-Bewegung	+1 Stage/Gespräch
Close-Rate-Improvement	Verbesserung durch Tool-Einsatz	+20%
Response-Time	Deal-Tool-Performance	<3 Sekunden

Success-Tracking

Baseline etablieren

Conversion-Rates vor Tool-Implementierung messen
Durchschnittliche Deal-Sizes dokumentieren
Sales-Cycle-Längen erfassen

Tool-Impact messen

Gespräche mit vs. ohne Tool-Einsatz vergleichen
Deal-Quality-Scores analysieren
Customer-Experience-Feedback sammeln

Kontinuierliche Optimierung

Wöchentliche Performance-Reviews
Monatliche Tool-Konfiguration-Anpassungen
Quarterly Business-Impact-Assessment

Weiterführende Integrationen

Erweitern Sie Ihr HubSpot Deal-Management mit zusätzlichen Tools:

HubSpot Kontakt-Abruf für Customer Data
HubSpot Lead-Erstellung für Lead-Nurturing
Webhook-Integration für komplexe Workflows

Wichtiger Hinweis: Deal-Updates haben direkten Einfluss auf Sales-Forecasting und Team-Performance. Stellen Sie sicher, dass Ihr Sales-Team über die automatischen Updates informiert ist und definieren Sie klare Regeln für kritische Deal-Änderungen.

Mid-Call-Tools

Mid-Call-Tools Integrationen

HubSpot Deal Management

HubSpot Deal Management Template

Überblick

Deal-Abfrage

Sales-Automation

Deal-Abfrage-Tool konfigurieren

1. Basis-Konfiguration

2. Request Body für Deal-Suche

3. Parameter-Schema

Deal-Update-Tool konfigurieren

1. Deal-Status aktualisieren

Deal-Erstellung-Tool

Automatische Deal-Generierung

Kombiniertes Workflow-Tool

Intelligentes Deal-Management

Praktische Anwendungsszenarien

Szenario 1: Bestehender Kunde ruft an

Szenario 2: Lead-Qualifizierung mit Deal-Erstellung

Response-Verarbeitung

Deal-Abfrage Response

Natürliche Sprachverwendung

Erweiterte Features

Pipeline-Management

Multi-Pipeline Support

Custom Deal Properties

Deal-Forecasting

Integration mit anderen HubSpot-Tools

Workflow-Kombination

Fehlerbehandlung & Best Practices

Robuste Fehlerbehandlung

Performance-Optimierung

Analytics & Reporting

Key Performance Indicators

Success-Tracking

Weiterführende Integrationen

Mid-Call-Tools

Mid-Call-Tools Integrationen

​HubSpot Deal Management Template

​Überblick

Deal-Abfrage

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​Deal-Erstellung-Tool

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​Kombiniertes Workflow-Tool

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​Deal-Abfrage Response

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​Pipeline-Management

Multi-Pipeline Support

Custom Deal Properties

​Deal-Forecasting

​Integration mit anderen HubSpot-Tools

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​Robuste Fehlerbehandlung

​Performance-Optimierung

​Analytics & Reporting

​Key Performance Indicators

​Success-Tracking

Weiterführende Integrationen

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Szenario 2: Lead-Qualifizierung mit Deal-Erstellung

Response-Verarbeitung

Deal-Abfrage Response

Natürliche Sprachverwendung

Erweiterte Features

Pipeline-Management

Deal-Forecasting

Integration mit anderen HubSpot-Tools

Workflow-Kombination

Fehlerbehandlung & Best Practices

Robuste Fehlerbehandlung

Performance-Optimierung

Analytics & Reporting

Key Performance Indicators

Success-Tracking