HubSpot Kontakt-Abruf Template

Dieses Template ermöglicht es Ihrem KI-Assistenten, während eines Gesprächs automatisch Kontaktdaten aus HubSpot abzurufen. Sobald ein Kunde seine E-Mail-Adresse nennt, werden die relevanten Informationen sofort verfügbar gemacht.

Überblick

Funktionsweise

Kunde nennt E-Mail-Adresse im Gespräch
Automatische Extraktion der E-Mail durch KI
Echtzeit-Abfrage bei HubSpot CRM
Sofortige Personalisierung der Antworten

Typische Anwendung

Kundenverifizierung bei Support-Anfragen
Personalisierte Begrüßung und Ansprache
Kontextualisierte Gesprächsführung
Automatische Gesprächsprotokollierung

Schritt-für-Schritt-Konfiguration

1. HubSpot API-Key beschaffen

HubSpot Dashboard öffnen

Melden Sie sich in Ihrem HubSpot-Account an
Navigieren Sie zu “Einstellungen” (⚙️)

API-Key generieren

Gehen Sie zu “Integrationen” → “Private Apps”
Klicken Sie auf “Create a private app”
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z.B. “Famulor Mid-Call Tools”)

Berechtigungen konfigurieren

Erforderliche Scopes:
  - crm.objects.contacts.read
  - crm.objects.companies.read (optional)
  - crm.objects.deals.read (optional)

API-Key sichern

Kopieren Sie den generierten API-Key
Speichern Sie ihn sicher (wird für die Tool-Konfiguration benötigt)

2. Mid-Call-Tool konfigurieren

Grundlegende Tool-Einstellungen

Feld	Wert	Beschreibung
Funktionsname	`get_hubspot_contact`	Eindeutiger Identifier ohne Leerzeichen
Beschreibung	”Ruft einen Kontakt aus HubSpot anhand der E-Mail-Adresse ab. Verwenden Sie diese Funktion, wenn der Kunde seine E-Mail-Adresse nennt, um personalisierte Informationen zu erhalten.”	Agent-Anweisungen
HTTP-Methode	`GET`	Daten abrufen (Read-Only)
Timeout	`5000`	Millisekunden (5 Sekunden)

Detaillierte Konfiguration

URL-Konfiguration

Basis-URL: https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/{email}

{email} wird automatisch durch den Parameter ersetzt
Unterstützt auch andere Identifier wie {contact_id} oder {phone}

Alternative URLs für verschiedene Lookup-Methoden:

E-Mail-basiert: /crm/v3/objects/contacts/{email}
ID-basiert: /crm/v3/objects/contacts/{contact_id}
Telefon-basiert: /crm/v3/objects/contacts/{phone}

Header-Konfiguration

Authentifizierung:

{
  "Authorization": "Bearer IHRE_HUBSPOT_API_KEY",
  "Content-Type": "application/json",
  "User-Agent": "Famulor-MidCall-Tool/1.0"
}

Sicherheitshinweis: Verwenden Sie Umgebungsvariablen für API-Keys. Niemals API-Keys direkt im Code speichern!

Query Parameter

Standard-Parameter:

idProperty: "email"  # Lookup-Feld spezifizieren
properties: "firstname,lastname,company,phone,lastmodifieddate,lifecyclestage"

Erweiterte Properties (optional):

# Für umfangreichere Datenabfrage
properties: "firstname,lastname,email,phone,company,jobtitle,
             lastmodifieddate,lifecyclestage,hs_lead_status,
             createdate,notes_last_updated,num_notes"

# Für Performance-optimierte Abfrage (minimal)
properties: "firstname,lastname,company"

Associations (für verwandte Objekte):

associations: "companies,deals"  # Lädt auch Firmen- und Deal-Daten

3. Parameter-Schema definieren

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "email": {
      "type": "string",
      "description": "E-Mail-Adresse des Kontakts, den Sie in HubSpot nachschlagen möchten",
      "format": "email"
    }
  },
  "required": ["email"]
}

4. Erweiterte Parameter-Optionen

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "email": {
      "type": "string",
      "description": "E-Mail-Adresse des Kontakts"
    },
    "contact_id": {
      "type": "string", 
      "description": "HubSpot Kontakt-ID (alternativ zur E-Mail)"
    },
    "phone": {
      "type": "string",
      "description": "Telefonnummer des Kontakts (alternativ)"
    }
  },
  "oneOf": [
    {"required": ["email"]},
    {"required": ["contact_id"]},
    {"required": ["phone"]}
  ]
}

Response-Verarbeitung

Typische API-Antwort

{
  "id": "12345",
  "properties": {
    "firstname": "Max",
    "lastname": "Mustermann",
    "email": "max.mustermann@beispiel.de",
    "phone": "+49 123 456789",
    "company": "Beispiel GmbH",
    "jobtitle": "Geschäftsführer",
    "lifecyclestage": "customer",
    "createdate": "2024-01-01T10:00:00.000Z",
    "lastmodifieddate": "2024-01-15T10:30:00.000Z",
    "hs_lead_status": "CONNECTED"
  },
  "createdAt": "2024-01-01T10:00:00.000Z",
  "updatedAt": "2024-01-15T10:30:00.000Z"
}

KI-Integration und Sprachanpassungen

Natürliche Sprachverwendung

Der KI-Assistent kann die abgerufenen Daten wie folgt verwenden:

Personalisierte Begrüßung

Kontextuelle Gesprächsführung

Basierend auf Lifecycle-Stage:

Wenn lifecyclestage == "lead":
  "Ich sehe, Sie interessieren sich für unsere Services. Wie kann ich Ihnen helfen?"

Wenn lifecyclestage == "customer":
  "Als bestehender Kunde haben Sie natürlich Vorrang. Was kann ich für Sie tun?"

Wenn lifecyclestage == "opportunity":
  "Ich sehe, wir sind bereits im Gespräch über eine mögliche Zusammenarbeit..."

Automatische Qualifizierung

Lead-Status-basierte Ansprache:

hs_lead_status:
  "NEW": "Vielen Dank für Ihr Interesse! Lassen Sie mich Ihnen gerne weiterhelfen."
  "ATTEMPTED_TO_CONTACT": "Schön, dass Sie sich melden! Wir haben versucht, Sie zu erreichen."
  "CONNECTED": "Perfekt, wir hatten ja schon Kontakt. Wie kann ich Ihnen heute helfen?"
  "BAD_TIMING": "Kein Problem, dass es beim letzten Mal nicht gepasst hat."

Fehlerbehandlung

Häufige Fehlerszenarien

Ursache: E-Mail-Adresse existiert nicht in HubSpotGraceful Fallback:

Antwort: "Ich kann Ihre E-Mail-Adresse leider nicht in unserem System finden. 
         Möchten Sie mir eine alternative E-Mail-Adresse geben oder 
         soll ich ein neues Kundenprofil für Sie anlegen?"

Nächste Schritte:
  - Alternative E-Mail erfragen
  - Lead-Erstellung anbieten
  - Manuellen Support einschalten

Testing und Validierung

Automatische Tests

API-Konnektivität testen

Das System führt automatisch Tests mit Standard-Testwerten durch:

E-Mail: “test@example.com”
Erwartetes Verhalten: 404 oder Kontaktdaten

Performance-Monitoring

Überwachung kritischer Metriken:

Response Time: <3 Sekunden (Ziel)
Success Rate: >95%
Error Rate: <5%

Manuelle Tests

Funktionstest-Checkliste

Gesprächsfluss-Tests

Erweiterte Konfigurationen

Multi-Property Lookup

Für komplexere Szenarien:
URL: https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/search

POST Body:
{
  "filterGroups": [
    {
      "filters": [
        {
          "propertyName": "email",
          "operator": "EQ", 
          "value": "{email}"
        }
      ]
    }
  ],
  "properties": ["firstname", "lastname", "company", "phone", "lifecyclestage"],
  "limit": 1
}

Caching-Optimierung

Caching-Strategie:
  Dauer: Bis Gesprächsende
  Zweck: Vermeidung wiederholter API-Calls im gleichen Gespräch
  Implementation: Automatisch durch Famulor-System

Integration mit anderen Tools

Workflow-Kombination

Best Practices

Performance-Optimierung

Selective Properties

Nur notwendige Daten abrufen:

Standard: firstname, lastname, company
Bei Bedarf: jobtitle, lifecyclestage
Vermeiden: notes, alle custom properties

Timeout-Management

Angemessene Timeout-Werte:

Standard: 5 Sekunden
Critical Calls: 3 Sekunden
Batch Operations: 10 Sekunden

Sicherheit und Compliance

DSGVO-Konformität

API-Security

Monitoring und Analytics

Key Performance Indicators

Metrik	Zielwert	Kritischer Wert
Success Rate	>98%	<90%
Average Response Time	<2s	>5s
Error Rate	<2%	>10%
Customer Satisfaction	>4.5/5	<4.0/5

Troubleshooting Guide

Häufige Probleme identifizieren

API-Key-Ablauf (401 Errors)
Rate-Limiting (429 Errors)
Netzwerk-Timeouts
Falsche URL-Parameter

Monitoring einrichten

Automatische Alerts bei >5% Error Rate
Daily Performance Reports
Weekly Usage Analytics

Kontinuierliche Optimierung

Monatliche Performance-Reviews
Quarterly API-Integration-Updates
Customer Feedback Integration

Nächste Schritte

Nachdem Sie das HubSpot Kontakt-Abruf-Tool implementiert haben, können Sie weitere HubSpot-Integrationen hinzufügen:

Deal-Management Tool
Lead-Erstellung Tool
Webhook-Integration für komplexere Workflows

Wichtiger Hinweis: Testen Sie die Integration zunächst in einer Entwicklungsumgebung, bevor Sie sie in der Produktion einsetzen. Überwachen Sie die Performance kontinuierlich und implementieren Sie entsprechende Fallback-Mechanismen.

Mid-Call-Tools

Mid-Call-Tools Integrationen

HubSpot Kontakt-Abruf

HubSpot Kontakt-Abruf Template

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Testing und Validierung

Automatische Tests

Manuelle Tests

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Caching-Optimierung

Integration mit anderen Tools

Workflow-Kombination

Best Practices

Performance-Optimierung

Selective Properties

Timeout-Management

Sicherheit und Compliance

Monitoring und Analytics

Key Performance Indicators

Troubleshooting Guide

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