Nutzen Sie Google Sheets als einfache, aber mächtige Datenquelle für Ihre Mid-call Actions. Ideal für kleinere Teams oder spezielle Use Cases, wo komplexe CRM-Systeme überdimensioniert wären.
| A: E-Mail | B: Name | C: Telefon | D: Firma | E: Status | F: Letzte Aktualisierung ||------------------|----------------|---------------|---------------|--------------|---------------------------|| [email protected] | Max Mustermann | +49123456789 | Beispiel GmbH | Aktiv | 2024-01-15 10:30 || [email protected] | Anna Schmidt | +49987654321 | Test AG | Lead | 2024-01-14 15:22 |
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| A: Produkt-ID | B: Name | C: Preis | D: Verfügbar | E: Kategorie | F: Beschreibung ||---------------|---------------------|----------|--------------|--------------|--------------------------|| PROD001 | Basic Package | 99.00 | Ja | Software | Standard-Features || PROD002 | Professional Package| 199.00 | Ja | Software | Erweiterte Funktionen |
Logik: 1. Alle Daten aus Bereich abrufen 2. Erste Zeile als Headers verwenden 3. Nach E-Mail oder anderem Kriterium filtern 4. Gefundene Zeile als strukturierte Daten zurückgeben
Beispiel: ranges: ["Kunden!A:F", "Produkte!A:D", "Termine!A:F"] Zweck: Alle relevanten Daten in einem API-Call Performance: Reduziert Latenz bei Multi-Table-Lookup
Response-Verarbeitung: - Zeile mit E-Mail gefunden - Name: "Max Mustermann" - Status: "Aktiv" - Letzte Aktualisierung: "2024-01-15"KI-Integration: "Hallo Herr Mustermann! Ich sehe, Sie sind seit dem 15. Januar bei uns registriert."
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Status-Update
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Nach Gespräch: update_sheets_data( range: "Kunden!E2:F2", values: [["Kontaktiert", "2024-01-16 14:30"]] )
Data-Processing-Logik: 1. Erste Zeile als Header-Mapping verwenden 2. Relevante Zeile(n) basierend auf Suchkriterium finden 3. Key-Value-Pairs für natürliche Sprachverwendung erstellenBeispiel: Input: ["[email protected]", "Max Mustermann", "+49123456789", "Beispiel GmbH", "Aktiv", "2024-01-15 10:30"] Output: { "email": "[email protected]", "name": "Max Mustermann", "phone": "+49123456789", "company": "Beispiel GmbH", "status": "Aktiv", "last_updated": "2024-01-15 10:30" }
Natürliche Sprachverwendung
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Kontextualisierte_Antworten: Status "Aktiv": "Ich sehe, Sie sind bereits bei uns registriert und Ihr Account ist aktiv." Status "Lead": "Ich sehe, Sie haben bereits Interesse gezeigt. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?" Keine_Daten: "Ich kann Sie noch nicht in unserem System finden. Gerne lege ich einen neuen Eintrag an." Veraltete_Daten: "Ihre letzten Informationen sind vom {date}. Lassen Sie mich das aktualisieren."
Sheet-Formeln für Mid-call Actions: Lead-Score-Berechnung: Spalte G: =IF(E2="Hot",100,IF(E2="Warm",60,IF(E2="Cold",20,0))) Tage-seit-letztem-Kontakt: Spalte H: =TODAY()-F2 Nächste-Follow-up-Erinnerung: Spalte I: =F2+7Verwendung im Tool: - Berechnete Werte automatisch verfügbar - Keine separate Logik in Mid-call Action nötig - Sheets übernimmt Business-Logic
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Visuelle_Indikatoren: High-Value-Kunden: Grüner Hintergrund bei Deal-Wert >10k Überfällige_Follow-ups: Roter Hintergrund bei Datum < Heute Neue_Leads: Blauer Hintergrund bei Status = "Neu"Tool-Integration: - Formatierung nicht direkt verfügbar in API - Aber: Bedingte Werte über Formeln abfragbar - Beispiel: Status-Spalte mit berechneten Prioritäts-Indikatoren
Ursachen: - Service Account Key abgelaufen - Insufficient permissions auf Sheet - Sheets API nicht aktiviertFallback: "Entschuldigung, ich kann momentan nicht auf unsere Datenbank zugreifen. Können Sie mir Ihre Informationen noch einmal nennen?"Resolution: - Service Account Permissions prüfen - Sheet-Sharing-Einstellungen überprüfen - API-Quota-Status checken
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Ursachen: - Falsche Sheet-ID in Konfiguration - Sheet wurde gelöscht oder verschoben - Range existiert nicht (invalider Bereich)Graceful-Fallback: "Es scheint ein Problem mit unserer Datenbank zu geben. Lassen Sie mich Ihnen trotzdem weiterhelfen."Prevention: - Sheet-ID-Validation vor Deployment - Health-Checks für kritische Sheets - Backup-Sheets für Notfälle
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Handling: - Exponential Backoff: 1s, 2s, 4s - Request-Queuing implementieren - Batch-Updates wo möglichUser-Communication: "Einen Moment bitte, ich lade Ihre Daten..."Prevention: - Intelligentes Caching - Request-Deduplication - Off-Peak-Batch-Processing
Privacy-by-Design: - Minimale Datenerfassung (nur notwendige Spalten) - Pseudonymisierung wo möglich - Automatische Löschung nach Retention-PeriodUser-Rights: - Right to Access: Export-Funktionen - Right to Rectification: Update-Workflows - Right to Erasure: Delete-Workflows - Right to Portability: Standard-Export-FormateAudit-Trail: - Separate "Audit"-Spalte mit Change-Timestamps - Change-Log-Sheet für kritische Änderungen - Access-Logging über Google Workspace
Access Control
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Sheet-Level-Security: - Service Account mit minimalen Rechten - Sheet-spezifische Permissions - Regular Access ReviewsData-Level-Security: - Sensitive Daten in separate Sheets - Range-Protection für kritische Bereiche - Cell-Level-Permissions wo nötigNetwork-Security: - HTTPS-only für alle API-Calls - IP-Restrictions für Service Accounts - VPN-Requirements für Admin-Access
Performance-Tipp: Für Teams mit >50 täglichen Mid-call Action-Nutzern sollten Sie ein dediziertes CRM-System in Betracht ziehen. Google Sheets ist ideal für kleinere Teams oder spezielle Use Cases.
Backup-Strategie: Google Sheets bietet automatische Versionierung, aber implementieren Sie zusätzliche Backup-Mechanismen für geschäftskritische Daten.
