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Diese Seite stellt keine Rechtsberatung dar. Prüfen Sie stets Ihren konkreten Anwendungsfall mit Rechtsbeistand und beachten Sie die geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Ihrem Land.

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Überblick

Die automatische Löschung von Anrufdaten ist ein wichtiger Bestandteil der DSGVO-konformen Datenverwaltung. Mit dem Famulor Workflow-Template können Sie Anrufdaten und zugehörige Informationen automatisch nach einer konfigurierbaren Frist (Standard: 180 Tage) löschen lassen.

DSGVO-Konformität

Automatische Einhaltung von Speicherbegrenzungen gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO

Zeitersparnis

Keine manuelle Verwaltung von Löschfristen mehr erforderlich

Rechtssicherheit

Reduziert Risiken durch versehentliche Überschreitung von Aufbewahrungsfristen

Flexible Konfiguration

Individuelle Anpassung der Aufbewahrungsdauer je nach Anwendungsfall

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Was ist dieser Workflow?

Der Automatische Lösch-Workflow ist ein vorkonfiguriertes Template für die Famulor Automatisierungsplattform, das:
  • Anrufdaten (Call Records) automatisch identifiziert
  • Alter der Daten berechnet (basierend auf dem Anrufdatum)
  • Löschung durchführt, wenn die konfigurierte Aufbewahrungsfrist überschritten wurde
  • Täglich ausgeführt wird, um kontinuierliche Compliance zu gewährleisten
Standard-Konfiguration: Der Workflow ist standardmäßig auf 180 Tage Aufbewahrungsfrist eingestellt. Sie können diese Dauer in der Code-Node anpassen.

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Warum automatisches Löschen wichtig ist

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Rechtliche Anforderungen

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verlangt in Art. 5 Abs. 1 lit. e die Speicherbegrenzung:
“Personenbezogene Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, erforderlich ist.”
1

Zweckbindung

Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie der Verarbeitungszweck besteht
2

Datenminimierung

Unnötige Datenspeicherung verstößt gegen das Prinzip der Datenminimierung
3

Löschpflicht

Bei Wegfall des Zwecks oder Ablauf gesetzlicher Fristen besteht eine Löschpflicht
4

Nachweisbarkeit

Automatische Prozesse dokumentieren die Einhaltung von Löschfristen

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Praktische Vorteile

  • Bußgelder vermeiden: Verstöße gegen die DSGVO können zu Bußgeldern von bis zu 4% des Jahresumsatzes oder 20 Mio. Euro führen
  • Haftungsrisiken reduzieren: Automatische Löschung verhindert versehentliche Überschreitung von Aufbewahrungsfristen
  • Compliance-Dokumentation: Automatisierte Prozesse schaffen nachweisbare Compliance
  • Keine manuelle Verwaltung: Automatische Ausführung spart Zeit und Ressourcen
  • Konsistente Umsetzung: Keine menschlichen Fehler bei der Berechnung von Löschfristen
  • Skalierbarkeit: Funktioniert unabhängig von der Anzahl der Anrufe
  • Minimale Datenspeicherung: Reduziert Angriffsfläche für Datenschutzverletzungen
  • Prinzip der Datenminimierung: Nur so viele Daten wie nötig, so lange wie nötig
  • Vertrauen der Kunden: Zeigt proaktiven Umgang mit Datenschutz

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Rechtlicher Rahmen für Telefonaufzeichnungen

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DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Die DSGVO ist die primäre Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU:

Art. 5 DSGVO

Grundsätze der Verarbeitung: Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung

Art. 6 DSGVO

Rechtsgrundlagen: Einwilligung, Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse, gesetzliche Pflicht

Art. 17 DSGVO

Recht auf Löschung: “Recht auf Vergessenwerden” bei Zweckentfall oder Widerruf

Art. 30 DSGVO

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Dokumentation aller Datenverarbeitungen

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Telekommunikationsgesetz (TKG)

Das Telekommunikationsgesetz (TKG) regelt zusätzlich spezifische Aspekte der Telekommunikation:
  • Besondere Schutzvorschriften für Telekommunikationsdaten
  • Verbot der unbefugten Übermittlung von Verkehrsdaten
  • Speicherung nur für Abrechnungszwecke oder gesetzliche Pflichten
  • Einwilligung erforderlich: Beide Parteien müssen der Aufzeichnung zustimmen
  • Zweckbindung: Aufzeichnungen nur für den angegebenen Zweck nutzen
  • Löschpflicht: Löschung nach Wegfall des Zwecks oder gesetzlicher Frist

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Nationale Gesetze

  • BDSG (Bundesdatenschutzgesetz): Ergänzt die DSGVO mit nationalen Bestimmungen
  • TMG (Telemediengesetz): Regelt Telemedien-Dienste
  • UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb): Regelt Telefonwerbung und Einwilligungen
  • DSG (Datenschutzgesetz): Nationale Umsetzung der DSGVO
  • TKG 2021: Telekommunikationsgesetz mit strengen Einwilligungserfordernissen
  • nDSG (neues Datenschutzgesetz): Seit 01.09.2023 in Kraft, ähnlich der DSGVO
  • FADP (Federal Act on Data Protection): Bundesgesetz über den Datenschutz

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Aufbewahrungspflichten beachten

Wichtig: Bevor Sie automatische Löschfristen konfigurieren, prüfen Sie, ob für Ihre Branche oder Ihren Anwendungsfall gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. aus Handelsrecht, Steuerrecht, Medizinrecht).

Handelsrecht

Handelsbücher: 10 Jahre (HGB § 257)

Steuerrecht

Steuerrelevante Belege: 10 Jahre (AO § 147)

Medizinrecht

Patientenakten: 10-30 Jahre je nach Land

Arbeitsrecht

Personalakten: 2-10 Jahre je nach Dokumenttyp

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Workflow einrichten

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Schritt 1: Zugriff auf die Automatisierungsplattform

  1. Famulor Platform öffnen: Navigieren Sie zu https://app.famulor.de
  2. Anmelden: Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein
  3. Automation-Menü öffnen: Klicken Sie im Hauptmenü auf “Automation”
Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf die Automatisierungsplattform haben. Falls nicht, kontaktieren Sie den Support.

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Schritt 2: Workflow-Template öffnen

Öffnen Sie das Workflow-Template über folgenden Link: Workflow Template: https://automate.famulor.de/templates/EQ2ZaUGJARERwPH4IeLoh
Der Link öffnet das vorkonfigurierte Template direkt in der Automatisierungsplattform.

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Schritt 3: API-Schlüssel hinzufügen

  1. API-Schlüssel abrufen:
    • Navigieren Sie in der Famulor Platform zu Einstellungen → API-Schlüssel
    • Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel oder verwenden Sie einen bestehenden
    • Kopieren Sie den API-Schlüssel
  2. Im Workflow einfügen:
    • Suchen Sie im Workflow die API-Authentifizierung Node
    • Fügen Sie Ihren API-Schlüssel in das entsprechende Feld ein
Sicherheit: Bewahren Sie Ihren API-Schlüssel sicher auf und teilen Sie ihn nicht mit Dritten. Bei Verlust können Sie den Schlüssel in den Einstellungen neu generieren.

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Schritt 4: Aufbewahrungsfrist anpassen

  1. Code-Node öffnen: Suchen Sie die Code-Node im Workflow
  2. Aufbewahrungsdauer ändern:
    • Standard: 180 Tage (6 Monate)
    • Passen Sie den Wert an Ihre Anforderungen an
    • Beispiel: const retentionDays = 90; für 90 Tage
  • Allgemeine Geschäftsdaten: 90-180 Tage (DSGVO-konform)
  • Kundenservice-Aufzeichnungen: 30-90 Tage (nach Qualitätssicherung)
  • Verkaufsgespräche: 180-365 Tage (je nach Vertragslaufzeit)
  • Compliance-Aufzeichnungen: Prüfen Sie gesetzliche Anforderungen

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Schritt 5: Workflow aktivieren

  1. Workflow speichern: Klicken Sie auf “Speichern”
  2. Workflow veröffentlichen: Klicken Sie auf “Veröffentlichen”
  3. Automatische Ausführung: Der Workflow wird täglich automatisch ausgeführt
Der Workflow läuft im Hintergrund und überprüft täglich alle Anrufdaten. Anrufe, die älter als die konfigurierte Frist sind, werden automatisch gelöscht.

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Was wird gelöscht?

Der Workflow löscht automatisch:
  • Anrufdaten (Call Records)
  • Zugehörige Metadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer)
  • Transkriptionen (falls vorhanden)
  • Zugehörige Lead-Informationen (je nach Konfiguration)
Irreversibel: Die Löschung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Daten vor Ablauf der Frist exportiert haben, falls erforderlich.

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Best Practices

Rechtliche Prüfung

Prüfen Sie vor der Konfiguration alle gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Ihre Branche

Dokumentation

Dokumentieren Sie die konfigurierte Aufbewahrungsfrist in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Regelmäßige Überprüfung

Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Frist noch angemessen ist

Backup-Strategie

Erwägen Sie ein Backup wichtiger Daten vor automatischer Löschung

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Häufige Fragen

Ja, Sie können den Workflow anpassen, um bestimmte Anrufe basierend auf Kriterien (z.B. Tags, Kampagnen, Status) von der Löschung auszunehmen. Dies erfordert eine Anpassung der Code-Node.
Die automatische Löschung ist endgültig. Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Daten vor Ablauf der Frist exportiert oder gesichert haben.
Der Workflow berücksichtigt keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten automatisch. Sie müssen die Aufbewahrungsfrist entsprechend anpassen oder bestimmte Daten von der Löschung ausschließen.
Der Workflow wird standardmäßig täglich ausgeführt. Sie können die Häufigkeit in den Workflow-Einstellungen anpassen.

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Weiterführende Informationen

DSGVO-Konformität

Compliance-Anforderungen für Telefonnummer-Bereitstellung

Datenschutz & Compliance

Rechtssichere Kaltakquise im DACH-Raum

Automatisierungsplattform

Einführung in die No-Code Automatisierungsplattform

API-Referenz

API-Dokumentation für erweiterte Integrationen
Hinweis: Bei Fragen zur Konfiguration oder rechtlichen Anforderungen kontaktieren Sie bitte den Famulor Support oder konsultieren Sie einen Rechtsbeistand.